V. Informácie pre obchodných partnerov

​

Riadenie obchodných vzťahov a komunikácia s obchodnými partnermi dodávateľmi

 

Účel spracúvania osobných údajov:

1. Identifikácia a oslovenie potenciálnych dodávateľov tovarov alebo služieb.

2. Evidencia kontaktných údajov existujúcich dodávateľov a ich zamestnancov v systéme prevádzkovateľa.

3. Kontaktovanie dodávateľov v súvislosti s plnením zmluvných alebo predzmluvných vzťahov.

 

Dotknuté osoby alebo kategória dotknutých osôb:

1. Kontaktné osoby alebo zamestnanci potenciálneho dodávateľa.

2. Kontaktné osoby alebo zamestnanci existujúceho dodávateľa.

3. Štatutárne orgány alebo iné osoby oprávnené konať v mene dodávateľa.

 

Kategória osobných údajov:

Bežné osobné údaje.

 

Zoznam alebo rozsah osobných údajov:

Názov organizácie, titul, meno a priezvisko, e-mailová adresa (pracovná), telefónne číslo (pracovné).

 

Právny základ spracúvania osobných údajov:

Zákonnosť spracúvania osobných údajov:

Čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR) –oprávnený záujem.

 

Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:

Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov sa podľa osobitného predpisu nevykonáva.

 

Oprávnený záujem (Čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR):

• Zabezpečenie efektívnej komunikácie s obchodnými partnermi – prevádzkovateľ potrebuje spracúvať osobné údaje na účely riadnej komunikácie s dodávateľmi a vybavovania obchodných záležitostí.

• Udržiavanie a riadenie obchodných vzťahov – spracúvanie údajov je nevyhnutné na dlhodobú spoluprácu a správu obchodných vzťahov.

• Vedenie agendy a plnenie zmluvných záväzkov – napríklad pri objednávkach, fakturácii a prijímaní služieb alebo tovaru.

Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávneného záujmu prevádzkovateľa, pričom tento záujem nie je nadradený záujmom ani základným právam a slobodám dotknutých osôb, ktoré sú riadne chránené v súlade s GDPR.

 

Príjemcovia alebo kategória príjemcov, ktorým budú osobné údaje poskytnuté:

Osobné údaje spracúvané na účely riadenia obchodných vzťahov a komunikácie s obchodnými partnermi – dodávateľmi nie sú poskytované žiadnym externým príjemcom.

 

Iný oprávnený subjekt na základe čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR):
Osobné údaje môžu byť poskytnuté aj orgánom verejnej moci, ktoré majú zákonné oprávnenie na ich spracúvanie, napr. kontrolné a dozorné orgány, súdy alebo orgány činné v trestnom konaní.

 

Prenos do tretích krajín:

Osobné údaje nie sú poskytované do tretích krajín.

 

Prenos do medzinárodných organizácií:

Osobné údaje nie sú poskytované do medzinárodných organizácií.

 

Zverejňovanie osobných údajov:

Prevádzkovateľ osobné údaje nezverejňuje.

 

Doba uchovávania / kritérium jej určenia:

1. Do naplnenia účelu spracúvania.

2. Po dobu trvania zmluvného vzťahu a ďalších 5 rokov od jeho ukončenia.

3. Po dobu trvania zmluvného vzťahu a ďalších 5 rokov od jeho ukončenia.

 

Poučenie o forme požiadavky na poskytnutie osobných údajov od dotknutých osôb:

Poskytovanie osobných údajov je potrebné na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa. Ak dotknutá osoba neposkytne požadované údaje, môže to viesť k nemožnosti nadviazania alebo udržiavania obchodného vzťahu, uzatvorenia zmluvy alebo riadneho plnenia zmluvných záväzkov.

 

Zdroj osobných údajov:

Osobné údaje sú získavané priamo od dotknutej osoby alebo od obchodných partnerov, ktorí poskytli údaje o svojich zamestnancoch alebo kontaktných osobách.. V prípade potreby môžu byť údaje získavané aj z verejne dostupných zdrojov.

 

Informácie o  existencii automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania:

Prevádzkovateľ vyhlasuje, že na základe poskytnutých osobných údajov nedochádza k automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu ani k profilovaniu podľa čl. 22 GDPR.

​

​

Ekonomická agenda a spracovanie účtovných a daňových dokladov

(dodávateľ – zmluvný obchodný partner)

 

 

Účel spracúvania osobných údajov:

Účelom spracúvania osobných údajov je vedenie ekonomickej, účtovnej a daňovej agendy Prevádzkovateľa vo vzťahu k dodávateľom tovarov a služieb v súlade s platnými právnymi predpismi.

Spracúvanie osobných údajov zahŕňa najmä:

• evidenciu obchodných zmlúv uzatvorených s dodávateľmi,

• prijatie, spracovanie a archiváciu faktúr a ostatných daňových dokladov,

• spracovanie bankových výpisov a súvisiacich účtovných dokladov,

• vedenie účtovnej a daňovej evidencie podľa osobitných právnych predpisov.

 

Dotknuté osoby alebo kategória dotknutých osôb:

• dodávatelia – podnikateľské subjekty,

• štatutárni zástupcovia dodávateľov,

• poverené osoby alebo zamestnanci dodávateľov konajúci v ich mene pri plnení zmluvných, účtovných a daňových povinností.

 

Kategória osobných údajov:

Bežné osobné údaje.

 

Zoznam osobných údajov:

1. Evidencia obchodných zmlúv: názov organizácie (dodávateľa), titul, meno, priezvisko, e-mailová adresa, telefonický kontakt, podpis.

2. Fakturácia (prijatie a spracovanie faktúr): obchodné meno alebo názov zdaniteľnej osoby, adresa sídla, miesta podnikania alebo prevádzkarne, IČO, DIČ/IČ DPH, titul, meno, priezvisko, telefonický kontakt, e-mailová adresa, číslo bankového účtu, podpis.

3. Daňové doklady a bankové výpisy: rovnaký rozsah ako pri fakturácii, vrátane údajov uvedených na daňových dokladoch, účtenkách, bankových výpisoch alebo iných dokladoch súvisiacich s účtovnou agendou.

4. Daňová a účtovná evidencia: všetky vyššie uvedené údaje v rozsahu, v akom sú uvedené v účtovných a daňových dokladoch vedených podľa zákona o účtovníctve.

 

Právny základ spracúvania osobných údajov:

Zákonnosť spracúvania osobných údajov:

Spracúvanie osobných údajov sa vykonáva na základe:

• čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR – plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba,

• čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia GDPR – splnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa.

 

Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:

• Zákon č. 431/2002 z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.

• Zákon č. 222/2004 z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.

• Zákon č. 513/1991 zb. obchodný zákonník v znení neskorších predpisov.

• Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov.

 

Príjemcovia alebo kategória príjemcov, ktorým budú osobné údaje poskytnuté:

Osobné údaje spracúvané v rámci ekonomickej, účtovnej a daňovej agendy sú poskytované týmto príjemcom:

• Anna Žákovičová, IČO: 30 347 424 – externý poskytovateľ účtovných a ekonomických služieb, ktorý spracúva osobné údaje v postavení sprostredkovateľa podľa čl. 28 Nariadenia GDPR, na základe zmluvy o spracúvaní osobných údajov uzatvorenej s Prevádzkovateľom.
  Rozsah spracúvania zahŕňa najmä spracovanie účtovných dokladov, faktúr, bankových výpisov, daňových dokladov a vedenie účtovnej a daňovej evidencie v súlade s osobitnými právnymi predpismi.

Osobné údaje sú poskytované výlučne v rozsahu nevyhnutnom na splnenie účelu spracúvania a v súlade s platnými právnymi predpismi o ochrane osobných údajov.

 

Iný oprávnený subjekt na základe čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR):
Osobné údaje môžu byť sprístupnené aj orgánom verejnej moci, ktoré sú oprávnené ich spracúvať na základe osobitných právnych predpisov, a to najmä: Finančná správa Slovenskej republiky (napr. Daňový úrad), Colný úrad, Slovenská obchodná inšpekcia (SOI), Orgány činné v trestnom konaní, Súdy.

 

Prenos do tretích krajín:

Osobné údaje nie sú poskytované do tretích krajín.

 

Prenos do medzinárodných organizácií:

Osobné údaje nie sú poskytované do medzinárodných organizácií.

 

Zverejňovanie osobných údajov:

Prevádzkovateľ osobné údaje nezverejňuje.

 

Oprávnený záujem prevádzkovateľa (čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR): 

Prevádzkovateľ spracúvanie osobných údajov na základe oprávnených záujmov nevykonáva.

 

Doba uchovávania osobných údajov / kritérium jej určenia:

Údaje sa uchovávajú minimálne 10 rokov po roku, ktorého sa týkajú, v súlade so zákonmi o účtovníctve a daniach. Následne sa zlikvidujú podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.

 

Poučenie o forme požiadavky na poskytnutie osobných údajov od dotknutých osôb:

Poskytovanie osobných údajov je zmluvnou a zároveň zákonnou požiadavkou. Dotknutá osoba je povinná poskytnúť osobné údaje. V prípade neposkytnutia týchto údajov, nie je možné uzatvorenie zmluvného vzťahu, ako ani následné plnenie zo zmluvy. Taktiež nie je možné zabezpečiť riadne plnenie povinností Prevádzkovateľa, ktoré mu vyplývajú z príslušných všeobecných právnych predpisov.

 

Zdroj osobných údajov:

Osobné údaje sú získavané priamo od dotknutej osoby alebo od osoby, ktorá koná v mene dodávateľa (napr. pri uzatváraní zmluvy, spracovaní účtovných dokladov alebo v rámci obchodnej komunikácie).

 

Informácie o  existencii automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania:

Prevádzkovateľ vyhlasuje, že na základe poskytnutých osobných údajov nedochádza k automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu ani k profilovaniu podľa čl. 22 GDPR.

​

​